Корпоративные веб-приложения как инструмент повышения эффективности деятельности организаций
Корпоративные веб-приложения как инструмент повышения эффективности деятельности организаций
Аннотация
Данная работа посвящена анализу корпоративных веб-приложений (корпоративных порталов) как современного управленческого ИТ-инструмента. Сделан обзор наиболее важных технологических особенностей, присущих приложениям. Систематизированы направления их использования при решении различных управленческих и коммуникационных задач в организациях. Определен перечень недостатков, присущих приложениям и затронут вопрос о способах их устранения путем совершенствования методов разработки. Также соотнесены возможности корпоративных порталов и готовых ЕСМ-систем, акцентировано внимание на их различии. Сделан вывод, касающийся актуальных направлений разработки приложений и расширения их востребованности в будущем.
1. Введение
По мере проникновения информационных и коммуникационных технологий в деятельность различных общественных институтов, возможности их использования постоянно расширяются. Потребности пользователей, как внутри компаний, так и за их пределами, развиваясь и усложняясь, требуют от организации эффективного управления информацией и автоматизации всех процессов. Обеспечение такой автоматизации на местах облегчает обмен информацией между участниками процесса, ускоряет принятие решений, являясь актуальной и важной задачей, качество решения которой непрерывно совершенствуется. В этой связи среди множества направлений автоматизации немаловажное значение имеет разработка и внедрение корпоративных веб-приложений, обсуждению особенностей которых и их роли в повышении эффективности деятельности организаций и посвящена данная работа.
Методами исследования послужили общесистемные подходы – анализ источников, систематизация, абстрагирование и обобщение информации по выбранной теме.
2. Основные результаты
Согласно общепринятому определению, под веб-приложением обычно понимается приложение, предусматривающее взаимодействие клиентской составляющей с веб-сервером посредством браузера . На сервере осуществляется хранение данных, а обмен ими происходит по сети. Браузер выполняет функцию «тонкого клиента», отвечающего за отображение данных и передачу их от пользователя серверу. Веб-сервер обеспечивает работу в соответствии с HTTP-протоколом, принимая запросы от клиента и передавая ему результат. В обычной жизни пользователи постоянно имеют дело с веб-приложениями, к которым относятся поисковые системы, почтовые онлайн-сервисы, социальные сети и многие другие инструменты, используемые как для ведения бизнеса, так и для личных целей.
Существует довольно обширная классификация веб-приложений , в рамках которой среди прочих важное место занимают т.н. корпоративные веб-приложения. Обычно они представляют собой закрытые порталы или мессенджеры, доступ к которым имеют лишь сотрудники компании. Иногда это могут быть профильные внутренние сайты компании, частично открытые для потенциальных клиентов и соискателей вакансий, содержащие рекламу услуг предприятия и другую профессионально значимую информацию. Внедрение таких приложений позволяет добиться оптимизации работы всей организации либо отдельных ее подразделений за счет упрощения коммуникации между участниками, ускорения обмена информацией и создания общего (обычно, разграниченного) доступа к корпоративным данным. Выполняя связующую функцию внутри компании и обеспечивая комфортное общение ее сотрудникам, веб-приложения служат основными инструментами при создании корпоративного информационного пространства. Данный инструмент особенно полезен средним по численности и крупным организациям, чьим сотрудникам приходится интенсивно взаимодействовать между собой в сети, решая множество задач. При этом срок существования компании не играет большой роли. Более того, компании, недавно возникшие на рынке, как правило, быстрее внедряют в практику своей работы готовые веб-приложения, поставляемые рядом ИТ-разработчиков. Так, согласно недавним исследованиям специалистов , интеграция корпоративных приложений позволяет ускорить доступ к базе данных компании более, чем на 70%, примерно на столько же становится возможным сократить расходы на командировки, улучшить управление документооборотом и повысить удовлетворенность сотрудников своей работой в целом. При этом, по оценке аналитиков , активное использование корпоративных приложений только лишь на мобильных устройствах способно повысить эффективность деятельности организации в целом на 40% и выше.
Обычно поставщики ПО обеспечивают оперативное подключение, требуемый функционал и поддержку приложения за приемлемую плату. Перечень функциональных возможностей приложений и направлений их использования достаточно широк. К ним относятся:
– оперативное информирование сотрудников;
– контроль выполняемых задач;
– совместное обсуждение вопросов, проведение видеоконференций;
– ведение календарей, составление и корректировка расписаний (т.е. выполнение функций планировщиков);
– возможность формирования ряда шаблонных документов (договоры, соглашения, распоряжения, приказы и т.д.);
– оценка деятельности персонала;
– корпоративное обучение и повышение квалификации;
– хранение личной и рабочей информации с соответствующими настройками приватности и доступа;
– личное и профессиональное общение сотрудников вне рабочего временив в рамках корпоративной социальной сети.
Немаловажным является то обстоятельство, что все вышеперечисленные функции обеспечивает один портал, данные интегрированы, а интерфейс является общим для всех компонентов приложения, что сокращает время на использование портала, освоение и обмен документами. Возможны различные роли у пользователей, например, «администратор» или «рядовой пользователь». Роль пользователя определяет его набор возможностей и права доступа к различным разделам и документам, чем обеспечивается целостность данных и документов и защита их от неправомерных изменений. Таким образом, наличие корпоративного приложения или, как их часто называют, корпоративного портала, становится ключевым фактором обеспечения комфортного информационного пространства компании и обеспечивает ей дальнейшие преимущества в направлении повышения эффективности деятельности. Так, по данным опросов, более 37% респондентов – представителей компаний, внедривших корпоративные приложения к 2022 г., отметили улучшение качества основных и вспомогательных бизнес-процессов и повышение оперативности при принятии решений. 34% респондентов подтвердили также повышение производительности труда среди своих сотрудников . Кроме того, активное внедрение корпоративных приложений во все направления деятельности компании позволяет высвободить часть ее специалистов, реализующих рутинные операции, для решения других задач. Например, согласно данным сайта TAdviser , применение приложений позволило сократить число сотрудников ряда ИТ-компаний, занятых непосредственно вводом и корректировкой данных, более, чем на 16 %.
Решение всех вышеупомянутых задач реализовано благодаря следующему ряду технологических особенностей, присущих большинству корпоративных веб-приложений:
1. Возможность отображения информации как в виде web-страниц, так и в виде электронных документов.
2. Реализация как диалогового, так и пакетного режима работы. Диалоговый режим обработки данных используется во всех процессах, предполагающих взаимодействие с пользователем; пакетный режим востребован при обработке очереди заданий в соответствии с расписанием либо с заданной периодичностью. Данный подход позволяет сбалансировать нагрузку на серверную часть и увеличить время отклика системы.
3. Интуитивно понятный интерфейс (обычно – графический, с элементами, по стилистике совпадающими с общим стилем других сайтов и стилем логотипа компании), благодаря которому востребованность ресурса постоянно растет.
4. Наличие инструментов для сбора статистики действий пользователей на сайте и формирования аналитических отчётов по запросам, инцидентам.
5. Наличие админ-панели, которая позволяет загружать новые шаблоны документов или редактировать уже имеющиеся.
6. Обязательное присутствие среди инструментария современной СУБД , благодаря которой появляется возможность эффективно масштабировать бизнес, управлять большими объемами информации, персонализировать услуги и предложения, анализировать результаты работы и обеспечивать безопасность персональных и корпоративных данных.
7. Ориентация не только на специалистов в офисе, но и на мобильных, удаленных пользователей.
8. Возможность использования электронно-цифровых подписей на документах и проверки их подлинности с применением криптографических методов . Данная возможность немаловажна для ряда организаций при сдаче ими отчетности в контролирующие органы РФ.
Может сложиться впечатление, что термин «корпоративный портал» является синоним понятия «ЕСМ-система», но это не так. Согласно , ЕСМ- системы (Enterprise Content Management systems) ориентированы на работу, преимущественно, с неструктурированными и слабо структурированными документами, что является и одним из уязвимых мест таких систем, равно, как и корпоративных порталов. В отличие от стандартных систем электронного документооборота , при разработке которых сделан акцент на жестко регламентированный порядок делопроизводства, в системах ЕСМ и корпоративных приложениях существует весьма широкое толкование документа, допускающее многообразные его форматы. Однако функционал приложения обычно шире, а пользовательские настройки более гибкие, нежели у т.н. «коробочных» ЕСМ-систем, причем не только в маршрутизации движения документов. Можно сказать, что ЕСМ-система способна служить основой для организации корпоративного портала при должной квалификации разработчиков и службы поддержки портала. Заказчики таких систем все чаще воспринимают (рассматривают) корпоративные приложения как системы управления всем документооборотом своих компаний.
Наряду с очевидными преимуществами, которые получает организация при наличии корпоративного приложения, нельзя обойти вниманием и уязвимые места таких технологий. К ним можно, помимо уже упомянутой слабой структурированности документов, можно отнести: слишком большое число «точек входа» в сервисы портала и сложность администрирования тяжелых, многофункциональных систем и их интеграции с существующими инструментами. Все перечисленные моменты способны осложнить разработку и реализацию процедур обмена документами, проверку их на безопасность и работу с ними, а также вызвать длительность внедрения. Данные проблемы разрешимы путем создания единой, по возможности, веб-страницы, настраиваемой под нужды пользователя, и другими средствами, известными разработчикам. С учетом возможности доработки под нужды заказчика и специфику деятельности отдельных компонентов готовых систем, последние неуклонно наращивают свою популярность.
3. Заключение
Функциональные области, автоматизируемые корпоративными ИТ-системами, охватывают неизмеримо широкий круг задач, и в ближайшем будущем он продолжит расти. Все направления деятельности, включающие коммуникации сотрудников и работу с электронными документами потенциально могут быть охвачены корпоративными приложениями, активное использование которых способно повысить производительность труда и мотивацию, уменьшить количество пользовательских ошибок и время на решение задачи. Поэтому естественным представляется и рост интереса к ним со стороны как работодателей и сотрудников, так и разработчиков приложений.
Создание современных корпоративных приложений надолго сохранится как одно из актуальных направлений разработки информационных технологий и внедрения их в организациях. В этой связи хочется обратить внимание на постоянно совершенствуемые системы поддержки принятия решений
и достижения в области развития технологий нейронных сетей и искусственного интеллекта. Данные направления при соответствующей интеграции с существующими корпоративными приложениями способны усилить функционал и востребованность последних. Дальнейшее совершенствование приложений как ИТ-инструментов управления корпоративными данными видится в разработке и улучшении их мобильных версий, персонализации их на уровне отделов и подразделений, использовании гибких методов разработки и поддержки , а также различных подходов к управлению.